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Lab Box SA Accounts Payable – Communication to suppliers

The purpose of this document is to provide our suppliers with the information they need for the proper forwarding of invoices to Lab Box SA Accounts Payable to ensure their quick and efficient processing.


Contents:


  1. Creation of a supplier’s reference
  2. Receipt of invoices
  3. Payment terms
  4. Using the purchase order
  5. Invoice approval
  6. Content of invoices
  7. In summary


  1. Creation of a supplier’s reference:

Every new supplier will need to fill in a file containing the legal data. No invoice can be entered in the books (nor paid), as long as the supplier is not created in SAP, what will not be done if the file is not completed. 

The file must mention: 

  • The legal data of the latter; 
  • The name of the contact person at the supplier as well as his signature; 
  • The stamp of the supplier must appear on the file, as well as the date of its creation; 
  • The name of the contact person at D’Ieteren who appealed to the services of the supplier and his signature. 

Modus operandi :

  1. Fill in the supplier’s form here
  2. A supplier’s reference will be provided. After that, this supplier reference can be used for encoding order forms and invoices.


  1. Receipt of invoices:

Invoice data can be sent and received both in paper and in digital (PDF) and electronic (e-Invoicing) formats. These three reception methods are considered to be equivalent. However, Lab Box SA Accounts Payable prefers to receive invoices in digital and electronic formats because this type of document makes it possible to accelerate the receipt, processing and payment of the invoice.


In order to facilitate the processing of your invoices, we recommend that you mention the cost item (cost centre), the supplier’s reference  as well as the accounting entry on the invoice. These data can be obtained from the person who requested your services.


Your invoices must be sent directly to Lab Box SA Accounts Payable as this ensures strict compliance with the accounting requirements (recording of transactions without delay).

In order to avoid duplicates, the documents that reach us in digital format (PDF) must no longer be sent to us in paper format.


To ensure fast and efficient processing of your documents, several e-mail boxes are available:

Our team is also at your disposal by phone from Monday to Friday between 9 a.m. and noon on 02/233.71.06.

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  1. Payment terms:

Unless exceptions have been negotiated with the head of the department that called on your services, our payment terms are 30 days end of month from the date of your invoice (e.g. an invoice dated 
4 April 2017 will be paid on 30 May 2017).

An invoice is paid automatically on our payment due date if and only if the invoice has been approved by the department that called on your services.


  1. Using the purchase order 

Using a purchase order is highly recommended for all purchases of goods and services, regardless of the acquisition value. Its use makes it possible to document the purchase approval and to inform Lab Box SA Accounts Payable of the cost entry.

Rules applicable to purchase orders

All purchase orders must bear 2 authorised signatures, the billing address, delivery address and the cost entry data to be recognised. Payment conditions are also included.


We draw your attention to the fact that the number of the purchase order, as well as the entry data, must imperatively be mentioned on your invoice. Do not hesitate to send us any annexes that you deem useful. Any invoice whose cost entry is not identified may suffer a delay in payment, as it will be recognised in a cost centre identified as likely to be concerned by this invoice.


  1. Invoice approval:

Your invoice is approved by the department that has called on your services and does not depend on "Accounts Payable". This approval is performed by several people (from 2 to 4 people) depending on the amount of your document.


  1. Invoice content:

The following must imperatively appear on the invoices:


• Invoice issue date;

• Sequential number (serial number under which it is entered in the supplier's sales log);

• Name or corporate name, and full address of the supplier;

• VAT number of the supplier;

• Name or corporate name, and full address of the customer;

• VAT number of the customer;

• If the person liable is not established in Belgium and has obtained authorisation for a responsible representative in the country, the identity and address of the representative and an indication of their status;

• If the person liable is not established in Belgium and is represented by a previously approved person, the identity, the address and the VAT number of this person and an indication of their status;

• Quantity and nature of goods delivered or scope and nature of services rendered;

• The date on which the operative event occurs for the delivery goods or services or the date of settlement of all or part of the price, to the extent that such a date is determined and different from the invoice issue date;

• Unit price excluding VAT, discounts, rebates or reductions if they are not included in the unit price;

• Tax base broken down for each VAT rate or exemption;

• VAT rate (or exemption) applied to each tax base;

• Amount of VAT due;

• The indication "Reverse Charge" instead of the indication of the rates and the total amount of VAT due when the VAT is due by the other party;

• In the case of exemption, the legal reason for this exemption with reference to the directive or the national provision;

• In the case of application of the profit margin regime, reference to the directive or the national provision or to the statement that the profit margin scheme has been applied;

• A reference to the previous part or parts, where multiple invoices or documents are issued or issued for the same transaction;

• Use of any currency but if there is a currency other than the euro, the amount of VAT due must always appears in euros.


Failure to comply with the legal notices entails tax penalties.


  1. In summary:
  1. Creation of a supplier’s reference via this form.
  2. Invoices to be sent in digital (PDF) or electronic (e-Invoicing) formats.
  3. Reference to the cost centre, the supplier’s reference and accounting entry.
  4. Contact points: invoices.scan@lab-box.com, accounts.payable@lab-box.com and phone number 02/233.71.06.
  5. Invoice payments: 30 days end of month.
  6. Use the purchase order whenever possible.
  7. Legal notices that must appear on an invoice.

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Accounts Payable Lab Box SA – Communication aux fournisseurs


Ce document a pour objectif de fournir à nos fournisseurs les informations nécessaires lors de la transmission des factures à la Comptabilité Fournisseurs de Lab Box SA et ce afin d’assurer un traitement rapide et efficace de celles-ci. 


Table des matières :


  1. Création d’un numéro de fournisseur 
  2. Réception des factures
  3. Conditions de paiements
  4. Usage du bon de commande
  5. L’approbation des factures
  6. Contenu des factures
  7. En résumé


  1. Création d’un numéro de fournisseur : 

Tout nouveau fournisseur devra compléter une fiche reprenant ses données légales. Aucune facture ne peut être comptabilisée (ni payée) tant que le fournisseur n’est pas créé dans SAP, ce qui ne se fera plus sans la fiche proprement complétée. 

Ces données sont :

  • les données légales de ce dernier ; 
  • le nom de la personne de contact chez le fournisseur ainsi que sa signature ; 
  • le cachet du fournisseur doit figurer sur la fiche ainsi que la date à laquelle elle a été établie ; 
  • le nom de la personne de contact chez D’Ieteren qui a fait appel au service du fournisseur et sa signature.

Mode opératoire :

  1. Compléter la fiche fournisseur via ce formulaire
  2. Un numéro de fournisseur sera attribué à la fiche. Ce numéro SAP devra être mentionné sur les bons de commandes et factures. 


  1. Réception des factures :

Les données d’une facture peuvent être envoyées et reçues aussi bien sur papier qu’aux formats digital (PDF) et électronique (e-Invoicing). Ces trois types d’envois étant considérés de manière équivalente. Toutefois, la Comptabilité Fournisseurs de Lab Box SA privilégie la réception des factures aux formats digital et électronique car ce type de documents permet d’accélérer la réception, le traitement et le paiement de la facture. 


Afin de faciliter le traitement de vos factures, nous vous recommandons de mentionner l'objet analytique (cost center), le numéro de fournisseur ainsi que l'imputation comptable sur la facture. Ces données peuvent être obtenues auprès de la personne qui a fait appel à vos services.


Vos factures doivent parvenir directement à la Comptabilité Fournisseurs de Lab Box SA, notamment afin d’assurer le strict respect des exigences comptables (enregistrement des transactions sans délai).

Afin d’éviter les doublons, les documents qui nous parviennent sous format digital (PDF) ne doivent plus nous parvenir en version papier.


Dans le but d’assurer un traitement rapide et efficace de :

Notre équipe se tient également à votre disposition par téléphone du lundi au vendredi de 9h à 12h au numéro 02/233.71.06.


  1. Conditions de paiements :

Nos conditions de paiements sauf exceptions négociées avec la direction du département ayant fait appel à vos services, sont de 30 jours fin de mois à partir de la date de votre facture (ex. une facture datée du 4 avril 2017 sera payée le 30 mai 2017).

Le paiement d’une facture est exécuté automatiquement à notre échéance de paiement si et seulement si la facture a été approuvée par le département qui a fait appel à vos services.

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  1. Usage du bon de commande : 

L’usage d’un bon de commande est hautement recommandé pour tous les achats de biens et de services, quelle que soit la valeur d’acquisition. Son usage permet de documenter l’autorisation de l’achat et d’informer la Comptabilité Fournisseurs de Lab Box SA sur l’imputation analytique. 

Règles applicables aux bons de commande 

Tout bon de commande doit porter 2 signatures autorisées, l’adresse de facturation, de livraison et les données de l’imputation analytique pour la comptabilisation. Les conditions de paiements y figurent également.

Nous attirons votre attention sur le fait que le numéro du bon de commande ainsi que les données d’imputation doivent impérativement être mentionnés sur votre facture. N’hésitez pas à également nous faire parvenir toutes les annexes que vous jugerez utiles. Toute facture dont l’imputation analytique n’est pas identifiée risque de prendre du retard au paiement car elle sera comptabilisée sur un centre analytique identifié comme étant probablement concerné par cette facture. 


  1. L’approbation des factures :

L’approbation de votre facture se fait par le département qui a fait appel à vos services et ne dépend aucunement de la « Comptabilité Fournisseurs ». Cette approbation est effectuée par plusieurs personnes (de 2 à 4 personnes) selon l’importance du montant de votre document.

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  1. Contenu des factures :

Les mentions devant figurer obligatoirement sur les factures sont les suivantes :

  • Date de délivrance de la facture ;
  • Numéro séquentiel (numéro d’ordre sous lequel elle est inscrite au facturier de sortie du fournisseur) ;
  • Nom ou dénomination sociale, et adresse complète du fournisseur ;
  • Numéro de TVA du fournisseur ;
  • Nom ou dénomination sociale, et adresse complète du client ;
  • Numéro de TVA du client ;
  • Si le redevable n’est pas établi en Belgique et qu’il a fait agréer un représentant responsable dans le pays, l’identité et l’adresse de ce représentant ainsi que l’indication de sa qualité ;
  • Si le redevable n’est pas établi en Belgique et est représenté par une personne préalablement agréée, l’identité, l’adresse et le numéro de TVA de cette personne et l’indication de sa qualité ;
  • Quantité et nature des biens livrés ou étendue et nature des services rendus ;
  • La date à laquelle intervient le fait générateur pour la livraison de biens ou la prestation de services ou la date de l’encaissement de tout ou partie du prix, dans la mesure où une telle date est déterminée et différente de la date de l’émission de la facture ;
  • Prix unitaire hors TVA, ainsi que les escomptes, ristournes ou rabais éventuels s’ils ne sont pas compris dans le prix unitaire ;
  • Base d’imposition ventilée pour chaque taux de TVA ou exemption ;
  • Taux de TVA (ou exemption) appliqué sur chaque base d’imposition ;
  • Montant de la TVA due ;
  • La mention « Autoliquidation » en lieu et place de l’indication des taux et du montant total de la TVA due lorsque la TVA est due par le cocontractant.
  • En cas d’exonération, raison légale de cette exonération en faisant référence à la directive ou à la disposition nationale ;
  • En cas d’application du régime de la marge bénéficiaire, la référence à la directive ou à la disposition nationale ou à la mention indiquant que le régime de la marge bénéficiaire a été appliqué ;
  • Une référence à la pièce ou aux pièces antérieures, lorsque plusieurs factures ou documents sont émis ou établis pour la même opération ;
  • Utilisation de n’importe quelle devise mais s’il y a utilisation d’une autre devise que l’euro, le montant de la TVA due doit toujours apparaître en euros.

Le non-respect des mentions légales entraîne des sanctions fiscales.

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  1. En résumé :
  1. Création d’un numéro de fournisseur via ce formulaire. 
  2. Envoi des factures aux formats digital (PDF) ou électronique (e-Invoicing).
  3. Mention du cost center et numéro du fournisseur et imputation comptable
  4. Points de contacts : invoices.scan@lab-box.com; accounts.payable@lab-box.com et le n° de téléphone 02/233.71.06.
  5. Paiements factures : 30 jours fin de mois.
  6. Privilégier l’usage du bon de commande.
  7. Mentions légales devant figurer sur une facture.

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Accounts Payable Lab Box nv – Mededeling aan de leveranciers

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Dit document heeft tot doel onze leveranciers de vereiste informatie te verstrekken voor de overmaking van facturen aan de Leveranciersboekhouding van Lab Box nv om een snelle en efficiënte verwerking van de facturen te verzekeren. 

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Inhoud:

  1. Creëren van een leveranciernummer
  2. Ontvangst van de facturen
  3. Betalingsvoorwaarden
  4. Gebruik van de bestelbon 
  5. Goedkeuring van de facturen
  6. Inhoud van de facturen
  7. Samengevat


  1. Creëren van een leveranciernummer:

Elke nieuwe leverancier moet een fiche met de wettelijke gegevens invullen. Geen enkele factuur mag in de boekhouding opgenomen (of betaald) worden, zolang de leverancier niet in SAP gecreëerd werd, wat niet meer mogelijk zal zijn zonder de volledig ingevulde fiche. 

Deze gegevens omvatten:

  • De wettelijke gegevens van deze laatste; 
  • De naam van de contactpersoon bij de leverancier, alsook zijn handtekening; 
  • De stempel van de leverancier moet op de fiche staan, alsook de datum waarop de fiche 
  • opgemaakt werd; 
  • De naam van de contactpersoon bij D’Ieteren die een beroep deed op de leverancier en zijn handtekening. 

Modus operandi:

  1. De leveranciersfiche moet deze vorm invullen.
  2. Een leveranciernummer zal meegedeeld worden. Daarna kan het gebruikt worden voor het coderen van de bestelbons en de facturen.


  1. Ontvangst van de facturen:

De gegevens van een factuur kunnen zowel op papier als in digitale (PDF) en elektronische (e-Invoicing) vorm verstuurd en ontvangen worden. Deze drie types van verzending worden immers als equivalent beschouwd. De Leveranciersboekhouding van Lab Box nv geeft echter de voorkeur aan de ontvangst van facturen in digitale en elektronische vorm, omdat dit documenttype de mogelijkheid biedt om de ontvangst, de verwerking en de betaling van de factuur te versnellen.


Om de verwerking van uw facturen te bevorderen, raden wij u aan om op de factuur het analytische object (cost center), het leveranciernummer, evenals de boekhoudkundige imputatie. Deze gegevens kunnen gevraagd worden aan de persoon die een beroep heeft gedaan op uw diensten.


Uw facturen moeten rechtstreeks bezorgd worden aan de Leveranciersboekhouding van Lab Box nv, meer bepaald om de strikte naleving van de boekhoudkundige vereisten te garanderen (onmiddellijke registratie van de transacties). Om duplicaten te vermijden, moeten documenten die ons in digitale vorm (PDF) worden bezorgd, niet meer bezorgd worden op papier.


Om een snelle en efficiënte verwerking van uw documenten te verzekeren, zijn meerdere mailboxen beschikbaar:

Ons team is ook telefonisch beschikbaar van maandag tot vrijdag van 9 tot 12 u op het nummer 02/233.71.06.

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  1. Betalingsvoorwaarden:

Onze betalingsvoorwaarden bedragen, behoudens uitzonderingen overeengekomen met de directie van het departement dat een beroep heeft gedaan op uw diensten, 30 dagen einde maand vanaf de datum van uw factuur (bv. een factuur de dato 4 april 2017 zal betaald worden op 30 mei 2017).

Een factuur wordt enkel automatisch betaald op onze betaalvervaldag als ze goedgekeurd werd door het departement dat een beroep heeft gedaan op uw diensten.

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  1. Gebruik van de bestelbon 

Het gebruik van een bestelbon is ten stelligste aanbevolen voor de aankoop van goederen en diensten, ongeacht de aankoopwaarde. Het gebruik ervan biedt de mogelijkheid om de goedkeuring van de aankoop te documenteren en de Leveranciersboekhouding van Lab Box nv te informeren over de analytische imputatie. 

Geldende regels voor bestelbonnen 

Op elke bestelbon moeten 2 gemachtigde handtekeningen, het factureringadres, het leveringsadres en de gegevens van de analytische imputatie voor de boeking staan. Ook de betalingsvoorwaarden worden erop vermeld.

We vestigen uw aandacht op het feit dat het nummer van de bestelbon en de imputatiegegevens verplicht vermeld moeten worden op uw factuur. Aarzel ook niet om ons alle bijlagen te bezorgen die u eventueel nuttig acht. Elke factuur waarop de analytische imputatie niet vermeld is, zou vertraging kunnen oplopen voor de betaling omdat ze geboekt zal worden op het analytische center dat geïdentificeerd wordt als het waarschijnlijke cost center voor deze factuur. 


  1. Goedkeuring van de facturen:

De goedkeuring van uw factuur gebeurt door het departement dat een beroep heeft gedaan op uw diensten en hangt geenszins af van de ‘Leveranciersboekhouding’. Deze goedkeuring gebeurt door meerdere personen (2 tot 4 personen) naargelang van het bedrag van uw document.

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  1. Inhoud van de facturen:

Op de facturen moet verplicht het volgende vermeld worden:

  • Datum van uitreiking van de factuur;
  • Volgnummer (volgnummer waaronder de factuur opgenomen is in het uitgaande factuurboek van de leverancier);
  • Naam of handelsnaam, en volledig adres van de leverancier;
  • Btw-nummer van de leverancier;
  • Naam of handelsnaam, en volledig adres van de klant;
  • Btw-nummer van de klant;
  • Als de belastingplichtige niet in België is gevestigd en in België een aansprakelijke vertegenwoordiger heeft laten erkennen, de identiteit en het adres van deze vertegenwoordiger, en de vermelding van zijn hoedanigheid;
  • Als de belastingplichtige niet in België is gevestigd en vertegenwoordigd wordt door een vooraf erkende persoon, de identiteit, het adres en het btw-nummer van deze persoon, en de vermelding van zijn hoedanigheid;
  • Hoeveelheid en aard van de geleverde diensten of reikwijdte en aard van de verleende diensten;
  • De datum van het ontstaansfeit voor de levering van goederen of de verlening van diensten of de datum van de inning van de volledige prijs of een deel ervan, in de mate dat een dergelijke datum bepaald wordt en verschilt van de datum van de opmaak van de factuur;
  • Eenheidsprijs excl. btw, evenals de eventuele kortingen of rabatten als die niet zijn inbegrepen in de eenheidsprijs;
  • Belastinggrondslag opgesplitst voor elk btw-percentage of vrijstelling;
  • Btw-percentage (of vrijstelling) toegepast op elke belastinggrondslag;
  • Bedrag van de verschuldigde btw;
  • De vermelding ‘Verlegging’ in plaats van de vermelding van de percentages en het totaalbedrag van de btw als de btw verschuldigd is door de medecontractant.
  • In geval van vrijstelling, de wettelijke basis voor deze vrijstelling met verwijzing naar de richtlijn of de nationale bepaling;
  • In geval van toepassing van de winstmargeregeling, verwijzing naar de richtlijn of de nationale bepaling, of naar de vermelding dat de winstmargeregeling werd toegepast;
  • Verwijzing naar een vorig stuk of vorige stukken als meerdere facturen of documenten opgemaakt worden voor dezelfde transactie;
  • Gebruik van eender welke munteenheid, maar indien gebruik wordt gemaakt van een andere munteenheid dan de euro, moet het bedrag van de verschuldigde btw altijd vermeld worden in euro.
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  1. Samengevat:
  1. Creëren van een leveranciernummer via deze vorm.
  2. Verzending van de facturen in digitale (PDF) of elektronische (e-Invoicing) vorm.
  3. Vermelding van cost center, het leveranciernummer en boekhoudkundige imputatie.
  4. Contactpunten: invoices.scan@lab-box.com, accounts.payable@lab-box.com en het telefoonnummer 02/233.71.06.
  5. Betaling van de facturen: 30 dagen einde maand.
  6. De voorkeur geven aan het gebruik van de bestelbon.
  7. Wettelijke vermeldingen die op een factuur moeten staan.

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